Presse und Öffentlichkeitsarbeit

Sie planen eine Veranstaltung und möchten, dass die Medien darüber berichten?

Machen Sie mit einer Presseaussendung auf Ihre Veranstaltung aufmerksam!

Neben der Berichterstattung über Ihre Veranstaltung gibt es auch andere Vorteile einer Kooperation mit der Presse: Mit jeder Meldung in den Medien generieren Sie Aufmerksamkeit für Ihre Bibliothek. Auch Veranstaltungspartner und AutorIn bzw. IllustratorIn freuen sich über Erwähnungen.
 

Um eine erfolgreiche Presseaussendung zu verfassen, müssen Sie zunächst folgende Überlegungen anstellen:

• WAS wird bei der Veranstaltung passieren?
  Handelt es sich um eine Lesung im klassischen Sinne, oder ist es ein Veranstaltungsformat, mit dem vielleicht noch nicht jedermann vertraut ist? Eine Literaturwanderung oder ein Poetry Slam etwa benötigen eventuell eine (kurze!) Erklärung. Bleiben sie präzise und dennoch prägnant, so informativ wie notwendig, so spannend wie möglich.

  Der wichtigste Satz ist übrigens immer der erste: der bzw. die RedakteurIn muss neugierig gemacht werden, streichen Sie also die Besonderheit Ihrer Veranstaltung gleich heraus!
   

• WER wird erwartet? Hier geht es zum einen um die geladene Hauptperson der Veranstaltung – in Ihrem Fall um Autor oder Autorin. Kurze Eckdaten informieren über die letzte Publikation und/oder den letzten gewonnenen Preis.
   
• Geben Sie bekannt, WO die Veranstaltung stattfindet (mit Anfahrtsplan) und wer sie durchführt (Bezeichnung Ihrer Bibliothek bzw. Schule mit Adresse, E-Mail, Website, Telefonnummer) – für Rückfragen seitens der Medien.
   
• WANN ist die Veranstaltung geplant? Wochentag, Uhrzeit und Dauer der Veranstaltung sind essentiell.

Das „WANN“ bezieht sich aber auch auf das Datum Ihrer Aussendung: Faustregel ist, die Information 14 Tage vor der Veranstaltung zu verschicken. Medien mit längerer Vorlaufzeit (etwa Monatsmagazine) planen langfristig und müssten mindestens vier Wochen vorab per E-Mail verständigt werden.

• WEM schicke ich die Aussendung? Um sicherzugehen, dass Ihre Nachricht gelesen wird, adressieren Sie die E-Mails immer persönlich. Machen Sie sich die Mühe, auf der Website des gewünschten Medium die zuständige Person zu recherchieren – meist sind die RedakteurInnen der jeweiligen Resorts aufgelistet. Sie können dies natürlich auch telefonisch erfragen.
  Für Vorankündigungen ist meistens die Lokalredaktion, für den Bericht über eine Lesung die Kulturredaktion zuständig. Beschicken Sie am besten beide Redaktionen.

Rufen Sie ruhig ein, zwei Tage nach dem Versand noch einmal in der Redaktion an, um sicherzugehen, dass Ihre Nachricht den richtigen Adressaten erreicht hat. Dabei können Sie auch Zusatzmaterial wie Fotos der Künstler anbieten.

Der BVÖ wünscht Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Pressearbeit!