Praktische Tipps für Ihre Veranstaltung

  1. Klären Sie Veranstaltungsart und Motto
  • Welche Art der Veranstaltung plane ich (z.B. Lesung, Diskussion oder Workshop mit Moderation, Kriminacht, Tag der Offenen Tür, Literaturwanderung, Ausstellung etc.) und wieviel Platz benötige ich dafür? Wenn möglich soll Ihr Event in der Bibliothek stattfinden, um Ihr Haus zu präsentieren und in Erinnerung zu bleiben.
     
  • Erwägen Sie die Möglichkeit, die Veranstaltung im Rahmen der vom BVÖ administrierten Veranstaltungsförderung des Bundes, durchzuführen.
     
  • Legen Sie Veranstaltungstag und Uhrzeit fest. Stimmen Sie Ihren Termin mit anderen Veranstaltern in der Gemeinde ab – so nehmen Sie sich gegenseitig kein Publikum weg.
     
  • Welche Zielgruppe möchte ich ansprechen (z.B. Kleinkinder, SchülerInnen, Sachbuch- oder Literaturinteressierte, Hausfrauen, SeniorInnen, Vereine etc.)?
     
  • Was soll passieren? Bei einer Einzelveranstaltung wird etwa ein Autor oder eine Autorin vorgestellt oder es sollte ein besonderer Anlass oder Thema zugrunde liegen (z.B. 70 Jahre Pippi Langstrumpf, 100 Jahre Burgenland, Olympische Spiele, Halloween etc.).
     
  1. Erstellen Sie einen Zeitplan

Verschaffen Sie sich eine Übersicht über die Vorbereitungszeit:

  • ca. 6 Monate vorher: AutorIn bzw. Verlag kontaktieren (Termin für den Auftritt ausmachen,
    Ablauf und Rahmenbedingungen der Veranstaltung regeln, Honorar besprechen (und schriftlich festhalten!)
     
  • ca. 3 Monate vorher: Kooperationspartner suchen für Kostenteilung, Raumnutzung festlegen, Werbe- und Informationsmaterialien bei den Verlagen anfordern, Plakate erstellen, zum Thema passende Bücher für die Bibliothek anschaffen
     
  • ca. 1–2 Monate vorher: Hotel für den Autor bzw. die Autorin buchen, Anreiseplan und Ortsbeschreibung übermitteln, Buchhandlungen wegen eines Büchertischs informieren, Plakate und Handzettel etc. austeilen bzw. aufhängen, Personaleinsatz festlegen
     
  • ca. 2-4 Wochen vorher: „Werbetrommel rühren“, Pressemitteilung zu Ihrer Veranstaltung an die Presse schicken, ggf. Kartenvorverkauf klären
     
  1. Bestimmen Sie das Budget

Kalkulieren Sie Kosten für AutorInnen-Honorar, wenn nötig für Unterkunft und Reisekosten, Miete von Saal und Technik, Werbematerialien (Druckkosten, Versand), Buffet etc.

Erschließen Sie zusätzliche Geldquellen: Eintrittsgeld, Förderungen, Kooperationspartner oder Sponsoren, die einen Teil der Kosten übernehmen. Überlegen Sie, was Ihre Bibliothek zu bieten hat – Sie haben verschiedenste Möglichkeiten sich bei Ihrem Geschäftspartner zu revanchieren (z.B. Nennung und Präsentation des Sponsors bei der Veranstaltung oder in Presseaussendungen und Werbemitteln, Schaufenster und Werbeflächen werden dem Sponsor für eine begrenzte Zeit für Firmenpräsentationen zur Verfügung gestellt etc.). Es empfiehlt sich, hierfür lokale Unternehmen zu kontaktieren (z. B. Reisebüro sponsert ein Event zum Thema „Reiseführer“ oder ein Bäcker aus dem Ort stellt Brötchen für das Buffet zur Verfügung).

 

Der BVÖ wünscht Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Veranstaltung!